„Dobrý deň. Ďakujem za Váš e-mail. Bohužiaľ som teraz mimo pracoviska a na Vašu správu odpoviem až po príchode.“ Tento klasický model automatickej odpovede zaplavuje e-mailové schránky najčastejšie. Nie je to však trochu nudné a ohrané? Dnešné pracovné prostredie vyžaduje viac – originalitu, humor a osobnejší prístup. Aj automatická odpoveď môže byť totiž spôsobom ako s klientom budovať bližší vzťah a zvýšiť vlastnú dôveryhodnosť.

Nezabúdaj však na to, že štýl a stupeň formálnosti odpovede by si mal vždy voliť podľa druhu klienta, s ktorým komunikuješ. Okrem toho by automatická odpoveď mala vždy obsahovať aj údaj o tom dokedy budeš mimo kanceláriu a na koho sa v tvojej neprítomnosti môže klient obrátiť. Ideálne by si mal zachovať určitý balans medzi informatívnosťou a kreatívnosťou. Pozrime sa na zopár konkrétnych tipov na to ako by mohol dobrý OOO e-mail vyzerať.

1. Buď osobný

Vynechaj anonymné frázy o tom, že si „mimo kanceláriu“. Povedz kde sa nachádzaš a čo robíš. Nechaj klientov nahliadnuť do svojho súkromia a priblíž sa im tak. Mnoho z nich sa potom bude s tvojim zážitkami môcť aj stotožniť. Osobný prístup bude mať efekt obzvlášť na klientov, ktorí ťa už poznajú.

Príklad:

„Krásny deň,

do utorka 8.6 budem drať topánky v švajčiarskych Alpách.

Ak by ste potrebovali niečo urgentne riešiť, chrbát mi kryje Maťa (e-mail).

Príjemný zvyšok dňa“

2. Trocha humoru nezaškodí

Humor môže tvoj OOO e-mail okoreniť a urobiť zapamätateľným. Dávaj si však pozor, aby si to neprehnal. Humor by si mal dávkovať skôr v odľahčenej forme, než v podobe sarkazmu a irónie.

Príklad:

„Pekný deň,

do 24.9 budem chytať bronz pri chorvátskom mori a manželke som sľúbil, že nebudem našu spoločnú dovolenku narušovať prácou. Ak by ste však predsa len potrebovali niečo súrne, kontaktujte prosím Katku (e-mail)

Príjemný zvyšok dňa“

3. Pripoj odkaz na webové stránky a sociálne siete

Zamestnaj klienta odkazom na svoj blog, často kladené otázky alebo na novinky na sociálnych sieťach. Získaš tak viac pozornosti a klient možno nakoniec nájde odpoveď na svoju otázku skôr ako mu ju zodpovieš ty.

Príklad:

„Ahoj a vďaka za e-mail.

Práve zdolávam vrcholky alpských skál a k dispozícii budem až 9.7.

Náš blog a Facebook si však dovolenku nevzali a tak sa môžete mrknúť na najnovšie príspevky (odkaz na stránky).

Príjemný zvyšok dňa“


4. Nezabúdaj na gramatiku

Aj najvtipnejšiemu, najosobnejšiemu a najoriginálnejšiemu OOO e-mailu môže zlomiť väz gramatická chyba. Pamätaj, že to môže byť to jediné, čo si klient z tvojho e-mailu zapamätá. Snaž sa preto vyvarovať gramatickým prehreškom a udrž text zároveň jednoduchý, prehľadný a jasný.

5. Pripoj obrázok alebo GIF

Automatickú odpoveď môžeš ozvláštniť vizuálnym obsahom, ktorý pridá na pútavosti. Dobre poslúži tradičný GIF, pri ktorom veľmi efektívne fungujú napríklad milé zvieratká. Ale môžeš pridať aj svoju autentickú fotku z dovolenky. Nemusí to byť len pláž, ak svoju ideálnu dovolenku tráviš napríklad v záhrade, určite tým klienta pobavíš. Ak sa ti nechce zdieľať s klientom dovolenkové súkromie, dobrou alternatívou môže byť aj fotka z posledného dňa v kancelárii.